Porém, é preciso conhecer o detalhamento técnico dos blocos e registros, bem como as informações necessárias, os prazos e a obrigatoriedade daqueles arquivos de entrega obrigatória no dia a dia.

Ter esses dados é fundamental para evitar ônus, multas e retrabalhos, então, pensando em todos esses aspectos, este artigo levanta pontos de atenção e traz informações necessárias para a elaboração da ECD e ECF. Confira!

Qual a diferença entre ECD e ECF?

Apesar de terem nomes bem parecidos, as obrigações têm finalidades e informações distintas, mas complementares.

Enquanto a ECD evidencia toda a contabilidade por meio dos livros contábeis, a ECF nos mostra toda a apuração da base de cálculo, compensações, adições e exclusões da apuração do IRPJ e da CSLL.

Dessa forma, conclui-se que é de suma importância acompanhar a legislação, atualizar os validadores e ficar atento ao prazo de entrega. Tudo isso é necessário para evitar ônus e retrabalhos para o departamento contábil.

Mesmo com um prazo que gira em torno do meio do ano seguinte, antecipar-se pode ser um excelente caminho para não ter erros e atrasos no momento do envio da ECD e da ECF.

O que é ECD?

A obrigação acessória (Escrituração Contábil Digital) compõe projeto SPED, o qual teve a implementação iniciada em 2007. Porém, a instituição do arquivo da ECD ocorreu somente em 2013 com a Instrução Normativa 1.420/2013.

A ECD possui como objetivo a modernização da escrituração contábil das empresas, que antes eram feitas em papel.

A ECD é um arquivo digital que contempla os seguintes livros contábeis:

Livro Diário e seus auxiliares;
Livro Razão e seus auxiliares;
Balancetes Diários, Balanços e fichas de lançamento.

Logo, todos os livros contábeis que antes eram impressos e assinados pelo contador, hoje são de existência e assinatura digital. Em resumo, a ECD é o arquivo a ser entregue pelos contribuintes ao fisco, no qual constará toda a contabilidade da empresa.

O que é ECF?

Vimos que a ECD é a obrigação acessória que representa toda a contabilidade da empresa.

Já a Escrituração Fiscal Digital (ECF), por outro lado, é obrigação acessória que também deve ser entregue através do SPED, mas nesse caso as empresas demonstrarão ao fisco a composição da base de cálculo do Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ) e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL).

Em resumo, a empresa deverá informar em ECF o detalhamento dos ajustes do lucro líquido na apuração do lucro real (e-Lalur) e da base de cálculo da CSLL (e-Lacs), mediante adições e exclusões; registros de controle dos valores a excluir, adicionar ou compensar de exercícios subsequentes; prejuízos fiscais e base de cálculo negativa de CSLL; além dos ajustes necessários com base na legislação tributária.

Conforme indicado, a ECD e a ECF são obrigações acessórias de extrema importância e que são entregues ao fisco através do sistema SPED. Assim, importante que a entrega dessas obrigações seja realizada dentro do prazo estipulado pela legislação. Confira abaixo:

Prazo da ECD 2023

Orginalmente, ECD deve ser entregue até o último dia útil do mês de maio do ano seguinte ao ano calendário a que se refere a escrituração. Ou seja, a escrituração que deveria ter sido entregue, a princípio, em 31/05/2023, apresentando a contabilidade da empresa do ano-calendário de 2022.

Importante observar que havendo a ocorrência de algum evento especial (cisão, fusão ou incorporação). Nestes casos, a ECD deverá ser entregue:

No último dia útil de maio, caso o evento ocorra entre janeiro e abril;
No último dia útil do mês subsequente ao evento especial, caso este ocorra entre maio e dezembro.

Prorrogação da ECD 2023

No dia 25/05/23 a Receita Federal prorrogou o prazo de entrega da ECD 2023 para 30 de junho de 2023.

A RF ainda ressaltou que a partir de agora, essa data se torna a oficial no calendário de obrigações acessórias.

Prazo da ECF 2023

Já a ECF precisa ser entregue ao fisco até o último dia do mês de julho do ano calendário do qual a escrituração se refere.

Do mesmo modo, a ECF a ser entregue, a princípio, em 31/07/2023 deverá apresentar a escrituração de composição dos saldos de IRPJ e CSLL da empresa referente ao ano-calendário de 2022.

Na ocorrência de eventos especiais, a entrega da ECF segue a mesma lógica da ECD. Ou seja:

evento especial entre os meses de janeiro a abril, a entrega da ECF deve ocorrer no último dia útil do mês de julho do ano da escrituração;
evento especial entre os meses de maio e dezembro, a entrega deverá ocorrer até o último dia útil do 3º mês subsequente ao do evento.

Quem deve entregar a ECD e ECF

Veja agora quem possui a obrigação de entregar a ECD e ECF:

Quem deve entregar a ECD

Atualmente a ECD está regulamentada pela Instrução Normativa (IN) da RFB n. 2.003/2021. No art. 3º da normativa é indicado que deverão apresentar a ECD as pessoas jurídicas, inclusive as equiparadas e as entidades imunes e isentas.

Por outro lado, a IN 2.003/2021 indica que as seguintes empresas estão dispensadas de apresentarem a ECD:

As empresas optantes pelo Simples Nacional, desde que não tenham recebido aportes de investidores-anjo;
As empresas optantes pelo Lucro Presumido que adotem livro caixa ou que não tenham distribuído dividendos sem a incidência do IRRF em valor superior ao da base de cálculo do imposto sobre a renda apurada, diminuída dos impostos e das contribuições a que estiverem sujeitas;
Os órgãos públicos, autarquias e fundações públicas;
As Sociedades em Conta de Participação (SCP’s);
Pessoas jurídicas inativas, ou seja, que não tenham efetuado qualquer atividade operacional, não operacional, patrimonial ou financeira no ano-calendário;
Pessoas jurídicas imunes, desde que não tenham auferido receitas provenientes de doação ou incentivos em montante superior a R$ 4.800.000,00.

Quem não está obrigado à entrega da ECD?

Por outro lado, estão desobrigadas à entrega da ECD:

empresas optantes pelo Regime de Tributação Simples Nacional;
órgãos públicos, autarquias e fundações públicas.

Nesse contexto, a ECD deverá ser enviada anualmente para a Receita Federal por meio da validação, assinatura digital e envio pelo PVA ECD. O prazo de envio é até o último dia 31 do mês de maio do ano seguinte à escrituração.

É importante ficar atento ao prazo de envio pois nos últimos anos ocorreram novidades sobre a postergação do prazo de entrega. Essa mudança não ocorreu com a entrega de 2022, mas, mesmo assim, é bom interessante acompanhar as atualizações.

Quem deve entregar a ECF

Estão classificadas como obrigadas ao envio da obrigação ECF todas as empresas, inclusive aquelas que sejam imunes e isentas, independentemente de qual seja sua opção de regime de tributação: Lucro Real, Lucro Arbitrado ou Lucro Presumido.

Nas situações em que ocorrer extinção, cisão parcial, cisão total, fusão ou incorporação, a obrigação de envio do arquivo da ECF deverá ser realizada pelas empresas extintas, cindidas, fusionadas, incorporadas e incorporadoras até o último dia útil do 3º mês subsequente ao evento.

Em contrapartida, estão desobrigadas da entrega da ECF:

Empresas optantes pelo Regime de Tributação Simples Nacional;
Órgãos públicos, autarquias e fundações públicas;
Empresas inativas, segundo a Normativa RFB nº 1.536/2014.

Empresas inativas: como identificar essa condição no momento de elaborar a ECF?

De forma resumida, as empresas que são consideradas como inativas são aquelas que não efetuaram qualquer tipo de atividade operacional ou não operacional, patrimonial ou financeira, bem como não efetuaram aplicações no mercado financeiro durante todo o ano-calendário.

Quais as multas relativas à ECD e ECF?

Caso o contribuinte não observe os prazos fixados para a entrega da ECD e ECF ou as apresente com incorreções ou omissões estará sujeito a multas.

Multas da ECD

Para a ECD, caso a pessoa jurídica obrigada a apresentar a escrituração não a faça, ou a faça com incorreções ou omissões estará sujeito as seguintes multas:

Multa equivalente a 0,5% do valor da receita bruta do período a que se refere a escrituração, caso não se atenda aos requisitos para apresentação;
Multa equivalente a 5% sobre o valor da operação correspondente, limitada a 1% do valor da receita bruta do período, caso haja omissão ou incorreção de informações;
Multa equivalente a 0,02% por dia de atraso, calculado sobre a receita bruta no período, limitada a 1%, caso não haja cumprimento do prazo para envio da ECD via SPED.

Multas da ECF

Para a ECF há uma diferenciação quanto ao regime de tributação adotado pelo contribuinte. Os optantes pelo Lucro Real estarão sujeitos às seguintes multas:

– Multa equivalente a 0,25%, por mês-calendário ou fração, do lucro líquido antes do IRPJ e da CSLL do período a que se refere a apuração, limitada a 10%, caso a ECF seja entregue com atraso;

– Multa de 3%, não inferior a R$ 100,00, caso haja valor incorreto, omitido ou inexato.

Já as demais pessoas jurídicas que são obrigadas a entregarem a ECF e que não são optantes pelo Lucro Real estão sujeitas as mesmas penalidades já indicadas pelo descumprimento da ECD.

Posso aproveitar os dados das entregas passadas da ECD e ECF?

Uma das facilidades decorrentes da modernização e informatização dos registros fiscais e contábeis decorrentes do SPED é a possibilidade de recuperação do plano de contas e saldos finais para início de uma nova escrituração.

A ECF recuperará os saldos finais informadas em ECD pelas empresas obrigadas a entrega desta obrigação acessória. Ainda a ECF recuperará os saldos finais das ECF’s anteriores, pois estes possuem efeito na apuração do IPRJ e da CSLL do período da escrituração.

Como facilitar a entrega das escriturações contábeis fiscal e digital?

Tanto a ECD como a ECF são obrigações acessórias de extrema importância e que demandam cuidado em seus preenchimentos e, principalmente, no cumprimento dos prazos previstos pela Receita Federal. Devido a este fato, as empresas devem capacitar os seus colaboradores para que as informações prestadas estejam corretas, de modo a afastar possíveis aplicações de multas que podem onerar a companhia.

Portanto, é de suma importância que haja atenção aos prazos estipulados para que se possa antecipar e preparar o envio das obrigações acessórias de forma correta.

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